MK Cosmetics Oy
Tietosuojaselvitys
Tietosuojakäytäntö
Itsenäinen ihonhoitokonsultti, FESSD
Raija Kallio-Majanen, tietosuojakäytäntö päivitettiin 21.5.2018
Yksityisyytesi on minulle tärkeää. Siksi olen laatinut tietosuojakäytännön, jossa kerrotaan, miten kerään, käytän, luovutan, siirrän ja säilytän tietojasi. Käytä hieman aikaasi tietosuojakäytäntöön tutustumiseen ja ota yhteyttä (Raija/puh. 0500 457 259, jos sinulla on kysyttävää.
Henkilökohtaisten tietojen kerääminen ja käyttö
Henkilökohtaisia tietoja ovat tiedot, joita voi käyttää yksittäisen henkilön tunnistamiseen tai yhteyden ottamiseen häneen. Olet täyttänyt ihonhoitoanalyysikortin ensitapaamisellamme. Asiakaskortissa on henkilökohtaisia tietojasi, jolloin voin olla yhteydessä sinuun ihonhoito- ja meikkiasioissa. Voit olla koska tahansa yhteydessä minuun, jotta voin tarjota palveluani. Tietosi ovat vain minun käytössäni ja käytän niitä tämän tietosuojakäytännön mukaisella tavalla.
Henkilötiedot,
joita ihonhoitokonsultti käsittelee voivat olla paperilla, sähköisenä, kuvina, videoina, puhelimessa nimet ja numerot, asiakastiedot varauskalenterissa, asiakastiedot My Customers -järjestelmässä sekä MK Assist -järjestelmässä. Huomioin myös, että nykypäivänä monilta laitteilta pääsee netin järjestelmiin. Tutut tabletit, tietokoneet, puhelin, mutta myös televisiossa on nettiyhteys.
Tässä info miten käytän henkilökohtaisia tietojasi:
Keräämäni henkilökohtaiset tiedot
* Kun kirjoitat analyysikorttiin tietosi, kortti jää asiakaskortistooni ja siirrän luvallasi tiedot myös sähköiseen järjestelmääni, My Customers. MK Assist ohjelma, jonne päivitän asiakaskortin tietoa luvallasi; käytössä olevista tuotteista tietoa ja jonka kautta voin lähettää asiakaspostia, tarjouksia ja tietoa uutuuksista.
* My Customers järjestelmää ylläpitää Lesley Cosmetics, Mary Kay, tukkumme Göteborgissa. Järjestelmän tiedot ovat kuitenkin vain minun käytettävissäni. Asiakaspostitukset PCP, (kuvastopostitukset) ja nettisivujen ylläpito operoidaan Lesley Cosmeticsin toimesta. www.raija.kalliomajanen.marykay.fi -sivujen kautta sinulla on kulkuyhteys My Customers -järjestelmään omiin tietoihisi.
* Asiakaskortistossani on tietoja, kuten nimesi, postiosoitteesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, yhteydenottoasetukset ja syntymäpäiväsi (ilman vuosilukua).
Tapa, jolla käytän henkilökohtaisia tietojasi
* Keräämieni henkilökohtaisten tietojen avulla voin pitää sinut ajan tasalla Mary Kayn viimeisimpien uutuuksien, sinulle sopivien tuotteiden ja tulevien tapahtumien suhteen. Jos et halua olla postitus- ja/tai soittolistallani, voit poistua siltä milloin tahansa ilmoittamalla minulle siitä. Lähetän myös tekstiviestejä, messenger- ja what's up -viestejä.
* Lisäksi käytän henkilökohtaisia tietoja olemalla yhteydessä, jotta saan palautetta käytössäsi olevista tuotteista, varmistun tyytyväisyydestäsi, saan vinkkejä palveluiden kehittämiseen ja ohjeet tuotteiden toimittamiseen.
* Saatan käyttää henkilökohtaisia tietojasi, kuten syntymäaikaasi, jotta voin yllättää sinut syntymäpäivätarjouksella. Tämä käytäntö ei ole vielä käytössäni, mutta haluan pitää option. My Customers rekisteröityminen Webshop-palveluun kysyy syntymäpäivää.
* Ajoittain saatan käyttää henkilökohtaisia tietojasi tärkeiden ilmoitusten lähettämiseen. Näitä ovat esimerkiksi käyttämiisi tuotteisiin liittyvä viestintä.
* Jos osallistut arvontaan, kilpailuun tai vastaavaan kampanjaan, käytän tietoja jatkossa suoramarkkinointiini vain luvallasi.
* Teen joskus suoramarkkinointia postittamalla tarjouksia tai kiitoskirjeitä.
* Lähetän sähköpostilla, tekstiviestillä, messengerillä tai what's up viestillä kutsuja tapahtumiin ja infoa tarjouksista tai uutuuksista.
* Soitan varmistuakseni, että olet tyytyväinen tuotteisiin ja pitääkseni sinut ajan tasalla tuotevalikoimasta ja palveluistani.
MESSUT
Kerron messuilla tapaamilleni miten käsittelen tietoja arvonnan jälkeen ja messuilla minulla on tämä kirjallinen seloste mukana. Olen yhteydessä kontakteihin vain silloin kun he sitä itse haluavat. Käytännössä toimin messuilla niin, että on mahdollisuus osallistua vain arvontaan raksittamalla kohta ”osallistun vain arvontaan” ja en ota yhteyttä jos ei ole sovittu erikseen tai raksitettu kohtia, jotka ”antavat luvan" yhteydenottoon. Uuden kontaktin on siis mahdollista osallistua vain arvontaan. Kun arvonta onnistaa, olen yhteydessä puhelimitse. Lähetän ennakolta tekstiviestin, että tulen soittamaan, jotta voimme sopia arvontavoiton lunastamisesta.
SUOSITUKSET
Kun tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä itseltään puhumme suosituksista. Oma käytäntöni on pyytää suosittelijaa varmistamaan, että yhteydenottoni on ok. Varmistan aina tämän ennen kuin soitan. Näin toimin myös ennakkoanalyysin osalta. Ihonhoitotilaisuuden koollekutsuja informoi mukaan tulevia, että soitan nopean ennakkosoiton varmistaakseni parhaan mahdollisen palvelun. Näin minulla on lupa soittaa ja tilaisuus onnistuu kaikkien kannalta parhaiten.
SUORAMARKKINOINTI
Perinteinen suoramarkkinointi
Perinteisellä suoramarkkinoinnilla tarkoitetaan postitse tai puhelimitse tehtävää suoramarkkinointia. Tähän ei tarvitse ennakkoon pyytää suostumusta, mutta sinulla on asiakkaana oikeus kieltää suoramarkkinointi.
Ihonhoitotilaisuuteen osallistuvan tietoja voidaan käsitellä Itsenäinen Ihonhoitokonsultti Raija Kallio-Majanen suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinoinnin voi kieltää ilmoittamalla siitä puh. 0500 457 259.
Sähköinen suoramarkkinointi
Sähköiseen suoramarkkinointiin tarvitaan suostumus ennalta. Tähän kuuluvat:
- sähköpostiviestit
- tekstiviestit
- puheviestit
- ääniviestit
- kuvaviestit.
Kysyn luvan tapaamishetkellä. Jos tilanne muuttuu siitä voit heti ilmoittaa minulle.
Tietojen antaminen kolmansille osapuolille
Mary Kay lanseeraa neljä kertaa vuodessa uutuuksia ja samalla The Look-kuvasto päivittyy. Tässä yhteydessä teen pieniä postituksia, jolloin henkilökohtaisia tietoja käsittelee Lesley Cosmetics, Mary Kay My Customers -järjestelmän kautta. Lesley Cosmetics, Mary Kay on yhteistyökumppanini ja apuni osassa asiakasmarkkinointia. Tietoja ei jaeta kolmansien osapuolten kanssa niiden markkinointitarkoituksiin.
Tyytyväisyystakuu
Toimintaperiaatteisiini kuuluvat parhaan mahdollisen palvelun takaamiseksi ennakkoanalyysin teko puhelimitse, asiakastietojen kerääminen tyytyväisyystakuun varmistamiseksi, tuotetarpeisiin vastaaminen opastuksen kera, asiakastilausten täyttäminen, tuotteiden toimittaminen asiakkaalle, asiakastietojen hallinta, asiakaspalvelun tarjoaminen sekä asiakastutkimusten tai tyytyväisyyskyselyiden suorittaminen. Palveluuni kuuluu siis jälkiseuranta ja asiakkuuden hoitaminen. Asiakkaana päätät, haluatko ottaa palveluni vastaan. Voit koska tahansa ilmoittaa jos tilanne muuttuu.
Henkilökohtaisten tietojen suojaus
Suhtaudun henkilökohtaisten tietojesi suojaamiseen hyvin vakavasti. Käsittelen henkilötietoja tietokoneella, tabletilla, puhelimella ja paperilla (asiakaskortit). Kaikkien laitteiden suojaukset ja salaukset ovat ajan tasalla. Sähköiset laitteet on suojattu Avasti premium -palvelulla. Kaikki tiedot ovat salasanan takana.
Henkilökohtaisten tapaamisten ja ihonhoitotilaisuuksien varaukset kirjaan perinteiseen kalenteriini. Varaustilanteessa en näytä toiselle osapuolelle kenen kanssa minulla on tapaamisia tulossa. En myöskään puhu asiakkaistani nimillä.
Paperiset asiakaskortit ovat lukollisessa kaapissa. Työtilani on vain omassa käytössäni.
Henkilökohtaisten tietojen käyttö
Voit auttaa varmistamaan, että yhteystietosi ovat tarkat, täydelliset ja ajan tasalla, kirjautumalla tiliisi osoitteessa www.raija.kalliomajanen.marykay.fi ja kun tapaamme henkilökohtaisesti voit tarkistaa oman asiakaskorttisi tiedot.
Muita säilyttämiäni henkilökohtaisia tietoja voit käyttää ja saat niistä kopion mihin tahansa tarkoitukseen. Voit esimerkiksi pyytää meitä korjaamaan tiedot, jos ne ovat epätarkat, tai poistamaan tiedot, jos et halua enää palveluitani.
Lapset ja nuoret
Autan ihonhoitoasioissa ja tarjoan tuotekokeiluhetkiä myös alle 18-vuotiaille, mutta ostotilanteessa on oltava vanhemman kirjallinen suostumus tai ostot tulee tapahtua vanhempien kanssa. En kirjaa alle 15-vuotiaita asiakasrekisteriini. Alle 15-vuotiaitten asiakaskortit tallentuvat tarvittaessa vanhemman (äidin) kortin liitteeksi.
Tietosuojaan liittyvät kysymykset
Jos sinulla on tietosuojakäytäntöön tai tietojen käsittelemiseen liittyviä kysymyksiä tai huolenaiheita ota yhteyttä.
Koska asetus on uusi ja tulee voimaan toukokuussa 2018 päivitän tietosuojakäytäntöä ja tätä selostetta.
Tavoitteenani on loistava asiakaspalvelu, selkeä asiakaskortisto ja aktiivinen asiakaskunta. Happy service 🙂
Itsenäinen ihonhoitokonsultti,
FESSD, Mary Kay®
Raija Kallio-Majanen
Puh. 0500 457 259
rk@mkcosmetics.fi
www.raija.kalliomajanen.marykay.fi
Itsenäinen Ihonhoitokonsultti Raija Kallio-Majanen
- Henkilökohtaista ihonhoito- ja meikkineuvontaa -
L A H J A P A L V E L U : paketoin kauniisti ja toimitan sinulle ilman lisämaksuja. Voin myös suositella sopivia lahjoja. Kysy lisää!